Metodo 5S: uno strumento per manager d’azione

Consulente Lean

Se  una persona orientata all’azione piuttosto che alle riflessioni?  Cerchi un modo per tornare a casa prima la sera?

Il metodo 5s è sicuramente quello che fa per te.

Seguimi in questo post e non te ne pentirai: troverai uno strumento semplice ed efficace, da usare immediatamente.

IL METODO 5S È LO STRUMENTO CHE FA PER TE?

Ma prima di entrare nel dettaglio dello strumento vorrei sottoporti a un rapido test.

Entri nell’ufficio di un collega e, dopo aver visto fogli sparsi ovunque sulla scrivania senza un ordine preciso, pensi:

  1. “Oh mio Dio, ma questo come fa a lavorare in questo modo?”
  2. “Nulla di strano: anche io nel mio casino trovo sempre quello che cerco”

Se sei in quest’ultima “categoria” allora il metodo 5s è per te come manna dal cielo perché ti permetterà davvero, come ho scritto sopra, di organizzarti al meglio e uscire prima dall’ufficio la sera!

E se sei nell’altra categoria?

Immagino quante volte ti sia capitato invece di entrare in un container magazzino sul cantiere e metterti le mani nei capelli (e darti a esclamazioni poco ortodosse) per via dei soldi “nascosti” tra quel materiale ammucchiato alla rinfusa.

Tu firmi gli ordini di pezzi sempre urgenti e chissà quanti pezzi sono già sotto quel mucchio!

Vorrei poter scrivere che se sei come me, ovvero la prima categoria del test, questo post non ti serve, che puoi chiudere qui e smettere di leggere…

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E invece no, ti serve eccome! Per due motivi:

  1. per passare al livello “superiore” come nei videogiochi;
  2. per aiutare chi è intorno a te a utilizzare un metodo per lavorare meglio ed evitarti, quantomeno, quei dubbi di firmare ordini che si potrebbero evitare (oltre a esclamazioni troppo energiche).

Partiamo subito, dunque: al termine di queste righe troverai una semplice ed efficace idea che potrà aiutarti a raggiungere il tuo (o meglio nostro) scopo.

Strumento per persone d’azione

Tempo fa, quando mi avvicinai all’approccio lean, ricordo di aver letto da qualche parte che la sua implementazione non può che partire da uno strumento base.

Quello che ti presento qui, chiamato delle 5S, è appunto lo strumento base per eccellenza, molto semplice e intuitivo.

Inizialmente, ammetto di non aver sentito questa necessità, in quanto ero più concentrato su tutto ciò che riguardava la pianificazione: si trattava del mio vero cruccio, o pain come direbbero i miei amici inglesi.

Un’esigenza che non avevo forse proprio perché sono già ordinato di mio.

Ma un collega focalizzato solo sull’azione, di quelli che avevano la scrivania che a me faceva venire l’orticaria, quando ha iniziato a leggere e guardare video relativi all’approccio lean la prima cosa che ha fatto è stata quella di tentare di applicare proprio i due strumenti base:

Ecco perché in introduzione a questo post ho anticipato che questo è uno strumento per le persone d’azione: chi vuole vedere le cose fatte rapidamente e senza troppo fronzoli.

E il 5S è perfetto proprio per questo scopo!

L’approccio mentale prima del metodo

Prima descriverti nel dettaglio il metodo 5S lasciami riportare l’attenzione su un aspetto cruciale nell’introduzione di uno strumento: deve esserci la volontà di fondo di cambiare lo status attuale.

Una voglia di uscire dalla famigerata zona di confort nella quale tutto deve restare immutato (“si è sempre fatto così”).

Certo, la decisione potrebbe “partire dall’alto”, ovvero da un ordine della direzione, ma occorre comunque la necessaria apertura mentale per cogliere la sfida del cambiamento.

In caso contrario, l’esperienza insegna che lo status tenderà a tornare al punto di partenza, proprio come nel gioco dell’oca.

Per farcela, devi essere pronto:

  • ad accettare la sfida;
  • ad agire;
  • a sopportare.

Eh si, proprio sopportare, perché nel momento in cui metti in atto delle azioni che portano a modificare il  modo di fare, ecco che entrano in gioco tutta una serie di meccanismi di autoconservazione.

E arrivano quelle “vocine” che iniziano a dire: “ma chi me lo fa fare?”

Sopportarle non è semplice e richiede un grosso sforzo, e forse questo è anche il motivo per il quale il nostro settore fa fatica a passare al livello successivo, sempre per usare la metafora dei videogiochi.

Ma questo è un altro discorso, è ora di passare alla pratica!

Il metodo 5S nel dettaglio

Nel post in cui ho elencato tutti gli strumenti della lean construction uno di questo era proprio la metodologia 5S.

Ma che cosa rappresentano queste cinque famose S?

Originariamente, le 5S Kaizen sono state ideate in giapponese, per poi essere tradotte in inglese (ancora con cinque termini che iniziano con la stessa lettera…).

Vediamole:

  1. Seiri [Sort]
  2. Seiton [Set]
  3. Seiso [Shine]
  4. Seiketsu [Standardize]
  5. Shitsuke [Sustain]

Per spiegartele e fartele capire al meglio, ho deciso di fare un esempio di vita vissuta che tutti noi almeno una volta abbiamo passato.

Prima S – Sort

Quante volte sei sceso in cantina (tua o quella della mamma o della nonna) e hai fatto quasi fatica ad aprire la porta dalla montagna di cose che c’erano dentro?

I pensieri più comuni sono “ma cosa ce ne facciamo di tutte queste cose ammucchiate?” oppure “tanto prima o poi qualcuno le dovrà buttare, no?”.

Ecco proprio da quest’ultima domanda devi partire.

Ci manca sempre spazio, proprio quando ne abbiamo più bisogno: quindi DEVI buttare via qualcosa…

Quand’è il momento migliore? Esattamente ORA! 

Il termine sort della metodolgia significa proprio questo: trovare il coraggio di decidere ciò che va buttato e farlo subito.

Fare, fare, fare: capito perché è per persone d’azione?

Metodo 5S - Set

Foto tratta dal libro 2 Second Lean

Seconda S – Set

Bene, adesso che hai buttato quello che non ti serve è arrivato il momento di decidere il posto esatto dove mettere quello che hai tenuto.

Il posto assegnato deve essere sempre riservato a quel determinato oggetto.

Mi raccomando: tutto quello che conservi deve esserti davvero utile.

Foto tratta dal libro 2 Second Lean

Terza S – Shine

Questo è il punto dove quasi tutte le aziende che partono con l’approccio lean si fermano.

Si tratta della parte più facile (e forse gratificante) di tutto il metodo: far “risplendere” l’area di lavoro.

E per farlo basta munirsi degli strumenti giusti – scope, palette, stracci per il pavimento, detergenti – e tenerli a vista, come modo per ricordarsi sempre di questo obiettivo.

Piccolo aneddoto: avevo un collega nell’azienda italiana nel cui ufficio sul cantiere questi strumenti non mancavano mai, e infatti sono convinto che il suo ufficio fosse il migliore di tutto il settore delle costruzioni. Vero Fabietto?

Un piacere entrare e ragionare su cosa fare in futuro in un ufficio pulito e ordinato: la mente lavora molto, molto meglio…

Riuscire a tenere in ordine questi spazi è già un ottimo risultato per un’azienda, come è raccontato nel libro 2 Second Lean.

Quarta S – Sustain

Come ti ho detto poco fa, da questo punto in avanti la maggior parte delle aziende si perde.

Ed è un vero peccato perché dopo tutto questo lavoro di riordino e pulizia, creare le linee guida di come mantenere l’area organizzata, pulita ed in cui tutto sia visibile facilmente è fondamentale per il metodo 5S.

Detto in poche parole, è necessario creare le condizioni perché quanto fatto diventi uno standard.

Ogni cosa al suo posto, sempre.

Ma ora arriva al bello.

Quinta S – Sustain

Questo è il punto “tutti” si perdono.

Tutto il lavoro che abbiamo fatto qui è già da “eroi”.

Ma il passo successivo, quello che davvero può farti fare il salto di qualità, è riuscire a creare delle abitudini personali perché tutta questa fatica non venga persa.

Ci sono anche strumenti digitali che ci possono aiutare: Momentum è una app molto interessante, che ti consiglio, che permette di iniziare a ragionare in termini di abitudini.

E la sfida successiva? Una volta creata la tua abitudine, sarà giunto il momento di comunicare ed educare gli altri a fare altrettanto.

Come implementare la metodologia 5S

C’è un aspetto chiave dell’implementazione della metodologia 5S: non può essere eseguita da un capo oppure da un consulente.

L’incaricato a mettere ordine nell’area di lavoro deve essere colui che la vive quotidianamente.

Eh sì, si tratta proprio di rimboccarsi le maniche e far pulizia, altrimenti il “giochino” salta subito.

Certo, un consiglio esterno è sempre consigliato perché l’occhio di una persona “esterna” può aiutare a vedere qualche criticità.

Immagino questa persona come il “tamburino” in una banda, ovvero colui che tiene il ritmo.

E questi sì che potrebbe essere un responsabile o un consulente che periodicamente si fa un giro in azienda.

Forse ora ti stai chiedendo dove è possibile implementare tutto questo in una socieà di costruzioni.

Beh, praticamente in tutte le aree di lavoro, ovvero:

  • Ufficio
  • Magazzino
  • Cantiere

Ma la vera sfida è entrare in un container e rimetterlo in ordine e tenerlo tale: provare per credere 😉

Conclusioni

Mi sono fatto l’idea che riuscire ad applicare i primi tre passaggi delle 5S sia davvero un gran passo in avanti.

La sensazione infatti e che per applicare gli ultimi step ci sia proprio bisogno di un supporto esterno.

Ovvero di quel famoso “tamburino” che batte il ritmo!

D’altronde tutti noi siamo presi dalle routine quotidiane, dalle emergenze, dagli impegni familiari che ci fan scappare dall’ufficio con la sensazione di essere sempre in ritardo.

Oppure semplicemente perché presi dalla stanchezza decidiamo di spegnere la luce, chiudere la porta senza voltarci indietro per guardare se la scrivania è pronta per riceverci in perfette condizioni il giorno dopo.

Non possiamo chiedere troppo a noi stessi per essere perfetti, anche se è a questo vogliamo puntare.

Ma possiamo invece chiedere un aiuto, un supporto, magari da un collega fidato.

Chiediamogli di impostare un promemoria mensile nel proprio smartphone per venirci a trovare in ufficio, per guardarlo con occhi nuovi e ricordarci che se teniamo ogni cosa al suo posto probabilmente riusciremo andare a casa una mezz’ora prima.

Se non sempre, almeno qualche giorno!

Cosa dici, non ti viene voglia di iniziare a mettere in pratica le 5S, e andare alla ricerca del tuo “tamburino”? 😉

 

Davide Alesi
#ilfascinodellecostruzioni

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