A3 Problem Solving: strumento per il miglioramento continuo

A3 Problem Solving

Il modo giusto per affrontare i problemi sul lavoro (e risolverli).

Ti è mai capitato di trovarti alla macchinetta del caffè a parlare con un collega su come risolvere un certo problema?

Oppure a partecipare a riunioni lunghe, noiose e improduttive, e non riuscire a trovare soluzioni adeguate agli intoppi del tuo lavoro?

O, ancora, a pensare continuamente ai piccoli e grandi grattacapi che ogni giorni devi affrontare?

Se ti sei ritrovato in queste situazioni, lo strumento che sto per presentarti fa proprio per te!

Come altri strumenti è stato sviluppato dalla Toyota, ma allo stesso modo può essere trasportato con facilità dal settore industriale a quello delle costruzioni.

Vediamo assieme di cosa si tratta.

 

A3 PROBLEM SOLVING: COME CONTRIBUIRE AL MIGLIORAMENTO CONTINUO

Nell’articolo Gli Strumenti più efficaci della Lean Construction ne abbiamo visto diversi, e tutti a proprio modo contribuiscono a migliorare l’ambiente e aumentare l’efficienza sul lavoro.

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Ma c’è ne uno in particolare – quello che trattiamo in questo post – che ha l’obiettivo specifico di risolvere i problemi, per poter fare un salto di qualità.

 

Il cosiddetto (e famigerato) problem solving, termine di origine inglese che stabilisce

Il complesso delle tecniche e delle metodologie necessarie all’analisi di una situazione problematica allo scopo di individuare e mettere in atto la soluzione migliore.

secondo la definizione su Wikipedia.

A3 Problem Solving – il nome di questo strumento – deriva dalle dimensione del foglio che usualmente viene utilizzato per implementare lo strumento.

Bene, vediamo cos’è questo strumento e come ci può essere utile analizzando i due degli errori più comuni nella sua adozione.

 

Non un modulo, bensì un processo e un modo di pensare

A questo punto potresti pensare: “Ecco un altro modulo da compilare, insieme a tutti gli altri che ho già…

Hai ragione, siamo pieni di moduli da compilare, sommersi di burocrazia!

Ma voglio tranquillizzarti fin da subito, perché non si tratta di una semplice pratica teorica.

Un errore comune infatti è quello di pensare che A3 sia solo un modulo: lo prendo, lo compilo e ho terminato la mia parte.

Per fortuna non è così: A3 non è un semplice modulo da compilare in solitudine.

Si tratta di un processo da percorrere insieme ai propri collaboratori per trovare le radici di un problema e le possibili soluzioni, per poi implementarle e verificarle.

 

Altro errore comune è quello di dare importanza solo allo strumento stesso, ovvero a come viene presentato piuttosto che ai pensieri e alle riflessioni che vi stanno alla sua base.

Provo a spiegarmi meglio con un esempio.

Non importa se in questo modulo A3 ci siano diversi quadranti da compilare  piuttosto che un foglio A3 in bianco in cui scarabocchiare dei disegni.

L’importante è il modo di pensare che sta alla base dello strumento stesso.

Per spiegare questo concetto ho trovato questa affermazione che, a differenza di altre volte, riporto in inglese.

Questo perché sono convinto che la traduzione in italiano, che aggiungo comunque di seguito, non riesca a trasmettere la stessa energia.

L’inglese si sa, è una lingua sicuramente meno poetica del nostro italiano, tuttavia è più diretta.

E il mio obiettivo è fartela arrivare in maniera diretta!

 

Thinking is powerful in changing an organization. Thinking drive behaviours. Behaviours drive action. Action drive results. No tools can fix poor thinking.

(A3 Problem Solving – J. Flinchbaugh)

 

Il modo di pensare è un fattore potente nel cambiamento di una organizzazione. Il modo di pensare guida i comportamenti. I comportamenti guidano le azioni. Le azioni guidano i risultati.

Nessuno strumento può sostituire un errato modo di pensare.

Modo di pensare –> Comportamenti –> Azioni –> Risultati

L’importante è che il concetto sia chiaro, se alla base non c’è un corretto modo di pensare in merito alla situazione da risolvere lo strumento non ci serve.

(P.S.: Voto della traduzione a 1 a 5? Capito perché ho preferito riportare la frase in inglese?) ☺

 

People development

Prima di addentrarci nel dettaglio dello strumento, voglio evidenziare ancora suo un importante aspetto, e per farlo dobbiamo introdurre il concetto di people development.

La crescita professionale (e personale) delle persone che lavorano in una organizzazione è infatti un tassello fondamentale per lo sviluppo delle stesse.

Il modulo A3 Problem Solving, oltre a essere uno strumento per la Lean Construction, può essere considerato anche uno strumento per il people development.

In caso dell’insorgere di un problema, infatti, il focus viene spostato: non viene accusato chi commette l’errore ma ci si concentra sul processo di miglioramento e di apprendimento.

La sua implementazione purtroppo non è facile perché è più comodo accusare qualcuno (se qualche mio ex collaboratore sta leggendo il post potrebbero fischiargli le orecchie…) ☺

Ma siamo qua perché vogliamo migliorarci, non perché siamo perfetti.

Si parla in questo caso di learning organization, cioè di organizzazioni che apprendono costantemente per stare al passo con i tempi.

Non solo Lean dunque, A3 Problem Solving è dunque anche uno strumento per far parte della comunità delle learning organization.

 

Il modulo nel dettaglio

Fatte queste premesse, andiamo a vedere come si compone il modulo nel dettaglio.

E lo faremo analizzando ogni sua sezione perché per partire a utilizzare un nuovo strumento abbiamo bisogno di essere accompagnati, passo a passo.

Poi quando avrai dimestichezza sarà per te molto più facile e naturale utilizzarlo.

Un po’ come i bambini che vanno tenuti per mano fino a che, una volta compreso come si fa a correre, non li si ferma più nessuno.

Ma ora veniamo al modulo.

Quello che ho scelto ha 7 quadranti (esiste anche a 4) perché sono convinto che per iniziare sia utile vederlo tutto nel suo insieme.

Clicca qui per scaricare il modulo

 

Titolo

Scrivere il titolo è utile per poter sintetizzare in poche parole qual è il motivo per cui utilizziamo il modulo.

Questo deve essere chiaro e comprensibile per evitare fraintendimenti.

 

Quadrante 1: contesto

Il contesto è un breve paragrafo in cui vengono presentate le informazioni essenziali per comprendere l’importanza del problema, e quindi sottintende la necessità di risolverlo.

Semplici grafici possono essere utili a visualizzare il problema che deve essere scritto in modo comprensibile per chi leggerà il modulo A3 problem solving.

 

Quadrante 2: dichiarazione del problema

Dichiarare in modo esplicito quale sia il problema è il primo passo, e probabilmente il più importante per risolverlo.

Un’errata dichiarazione del problema (o problem statement in inglese) ci può portare totalmente fuori pista.

Anche in questo caso far uso della visualizzazione può essere di grande utilità: l’utilizzo di grafici e tabelle piuttosto che un testo e degli elenchi puntati può fare la differenza.

 

Quadrante 3: obiettivo

In questo quadrante spieghiamo come pensiamo che le cose dovrebbero andare

Oserei dire che puoi provare a chiudere gli occhi, respirare profondamente, e immaginare la situazione per come vorresti che fosse.

Quello è l’obiettivo!

Ma non basta, vanno stabiliti altri due aspetti:

  1. Quando desideriamo che l’obiettivo sia raggiunto.
  2. Come valutiamo che l’obiettivo è stato effettivamente raggiunto, ovvero dobbiamo definire delle metriche da utilizzare per controllare se siamo o meno sulla strada giusta.

 

Quadrante 4: root causes analisys

Mantengo la terminologia inglese anche perché molto utilizzata anche in italiano.

In questo quadrante vengono inserite, mediante attività di brainstorming, le potenziali cause del problema.

Ci sono diversi strumenti per identificare le radici del problema ed i più noti sono:

 

Quadrante 5: contromisure

Determinate le cause non ci resta che identificare delle contromisure per eliminarle.

Un primo passo è quindi quello di preparare un elenco di azioni necessarie per affrontare il problema.

Ma non basta: adesso inizia la parte interessante.

Occorre finalizzare un action plan, ovvero un piano d’azione in cui si definisce

chi farà che cosa e quando.

In questa fase entra in gioco uno strumento che ha una certa età ma ancora di una estrema utilità, il PDCA.

 

Plan Do Check Act

Noto anche come Ciclo di Deming, dal nome di chi l’ha ideato, che ha avuto una grande influenza non solo per lo sviluppo del TPS ma anche per quello della Total Quality Management.

  • Plan: pianficiare le azioni
  • Do: eseguire le azioni
  • Check: verificare che l’effetto delle azioni
  • Act: agire, decidere cosa fare a seguito di quanto verificato

E questo è il ciclo del miglioramento continuo.

 

Quadrante 6: monitorare

Come anticipato nel quadrante 3 abbiamo bisogno di qualcosa da misurare,  e grazie al quale valutare se le azioni che abbiamo intrapreso stanno generando dei cambiamenti.

Quindi definiamo delle metriche che dobbiamo periodicamente monitorare.

 

Quadrante 7: follow-up

Il termine inglese follow up viene utilizzano in altri ambiti, per esempio in campo medico per seguire l’evoluzione di un paziente che è stato oggetto di trattamento medico o ha subito un intervento.

Anche la nostra organizzazione è un paziente che va seguito per essere certi che la cura funzioni, per questo ho mantenuto la terminologia inglese.

Follow up si riferisce di fatto alla A del ciclo PDCA: agire per identificare le ulteriori attività da implementare per sostenere il cambiamento ed il miglioramento continuo.

Ed il processo continua…

 

Conclusioni

Quello appena descritto sembra essere uno strumento tanto semplice quanto potente.

C’è chi sostiene che occorre condividere questo percorso con quante più persone possibili, appendendo addirittura il modulo A3 Problem Solving sul muro dell’ufficio affinché chiunque vi possa contribuire.

Forse è un’esagerazione, ma rende bene l’idea di come i problemi si possano risolvere attraverso due semplici passi:

  1. Metodicità di analisi
  2. Condivisione e coinvolgimento

Che dici, ti è venuta voglia di utilizzarlo per risolvere il prossimo problema?

Se hai voglia di dire la tua opinione a riguardo puoi lasciare un tuo commento qui sotto. Sarei felicissimo di potermi confrontare con Te.

 

Davide Alesi

#ilfascinodellecostruzioni

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